Jak otworzyć restaurację? Poradnik krok po kroku

 

Jak otworzyć restaurację? Zacznij od pomysłu i analizy rynku

Otwarcie własnej restauracji zaczyna się od jasno określonej wizji. Aby lokal gastronomiczny odniósł sukces, jego profil musi odpowiadać potrzebom rynku i wyróżniać się na tle konkurencji. Zacznij od analizy – sprawdź, co cieszy się popularnością w Twojej okolicy. Dowiedz się więcej o samym regionie albo kraju. Jeśli chcesz poznać trendy w polskiej gastronomii, zacznij od publicznie dostępnych raportów.

Polscy konsumenci kierują się przede wszystkim smakiem potraw (58%) i ceną (25%), a zdrowotność posiłków to priorytet tylko dla niewielkiej grupy (8%).¹ Podążanie za makrotrendami to dobry pomysł, ale świetnym rozwiązaniem może być też odnalezienie niszy, której nie wypełnił jeszcze żaden konkurent. Ma to jednak biznesową korzyść tylko wtedy, gdy nisza jest na tyle duża, by zapewnić zysk. Dlatego koniecznie poznaj grupę docelową – możesz nawet zapytać mieszkańców danej miejscowości, czego im brakuje.

Następnie ważne jest dopasowanie składników i pozycji w menu do profilu restauracji. Jeśli celujesz w niskie ceny, upewnij się, że koszt surowców i przygotowania potraw pozwala zachować konkurencyjną marżę. Przy bardziej wyszukanym menu restauracji postaw na jakość i sezonowość produktów, aby przyciągnąć (bądź nie odstraszyć) bardziej wymagających gości.

 

Jak stworzyć dokładny biznesplan?

Każdy, kto zastanawia się, jak otworzyć własną restaurację, powinien zacząć od stworzenia solidnego biznesplanu. W branży gastronomicznej brak precyzyjnego planowania szybko prowadzi do problemów finansowych lub organizacyjnych. Biznesplan to nie tylko dokument, ale przede wszystkim narzędzie, które pomaga przeanalizować potencjalne szanse i zagrożenia oraz określić strategię działania.

W dokumencie uwzględnij szczegółowe koszty związane z lokalem, wyposażeniem, zatrudnieniem personelu oraz zakupem produktów spożywczych. Zaplanuj także budżet na marketing i pierwsze miesiące działalności, kiedy przychody mogą być niższe. Jasno określ cele, jakie chcesz osiągnąć w krótkim i długim terminie, biorąc pod uwagę rodzaj restauracji – biznesplan to Twoja mapa do sukcesu. Jeśli nigdy tego nie robiłeś/aś, wesprzyj się metodą SMART. To narzędzie, które pomoże Ci w skutecznym wyznaczaniu celów.

• S – Specific (konkretność) – cel powinien być jasno określony i zrozumiały. Unikaj ogólników.

Przykład: zamiast „Zwiększyć sprzedaż”, określ „Zwiększyć sprzedaż o 20% w ciągu 3 miesięcy”.

• M – Measurable (mierzalność) – cel musi być możliwy do zmierzenia, aby móc ocenić postęp.

Przykład: „Zwiększyć liczbę sprzedanych dań o 20% w ciągu kwartału”.

• A – Achievable (osiągalność) – cel powinien być realistyczny i możliwy do zrealizowania przy dostępnych zasobach.

Przykład: „Zmniejszyć koszty operacyjne o 10% w ciągu pół roku” zamiast „Zmniejszyć je o 50%”.

• R – Relevant (istotność) – cel musi być zgodny z Twoimi priorytetami i potrzebami organizacji.

Przykład: „Zwiększenie obecności w mediach społecznościowych” ma sens, jeśli chcesz dotrzeć do młodszej grupy klientów.

• T – Time-bound (0kreślony w czasie) – określ dokładny termin realizacji celu.

Przykład: „Wprowadzić nowe menu do końca przyszłego miesiąca”.

Wartościowa będzie też dokładna analiza SWOT, która pozwala zidentyfikować mocne i słabe strony pomysłu, a także możliwe ryzyka i szanse na rozwój. Nie zapomnij skonsultować biznesplanu z osobą, która się w tym specjalizuje.

 

Jak otworzyć restaurację – koszty

Skoro mowa o uwzględnianiu kosztów – jakie mogą być wydatki związane z otwarciem Twojej restauracji? Otóż niesamowicie różne, w zależności od miasta, wielkości i lokalizacji lokalu gastronomicznego. Także od doboru menu, co wpłynie na cenę surowców, oraz samego sposobu ich pozyskania. Szacuje się jednak, że do otwarcia własnego biznesu potrzeba od 40 tys. zł w górę – dolny przedział to oczywiście mała gastronomia, w tym food trucki. Profesjonalna restauracja może wymagać ok. pół miliona złotych kapitału. Co składa się na ten koszt?

 

 

Lokal i lokalizacja restauracji

Najem lokalu gastronomicznego w centrum miasta będzie droższy, ale bardziej widoczny dla potencjalnych klientów. Lokal na obrzeżach pozwoli zaoszczędzić, ale musimy pamiętać, że może on wymagać większych inwestycji w reklamę i dojazd. Dlatego warto starannie kalkulować prognozy finansowe – nie zawsze tańszy lokal będzie nas kosztował mniej w szerszej perspektywie.

Znaczenie dla ceny ma też oczywiście rozmiar. Mniejsze punkty gastronomiczne możemy wynająć już za ok. 3 tys. zł miesięcznie. Za spory lokal w samiutkim centrum miasta możemy natomiast zapłacić aż 20 tys. zł miesięcznie. Jeśli chodzi o zakup – drobne lokale do remontu to koszt od 100 tys. zł, a bardzo duże sięgają 2 mln zł.

Można również zacząć o działalności gastronomicznej typu food truck. Zależnie od okresu najmu, rozmiaru pojazdu i jego wyposażenia, może być to koszt od ok. 2000 zł netto miesięcznie + koszt najmu miejsca, od kilkuset złotych do kilku tysięcy złotych, w zależności od miasta i ruchu w okolicy.

 

Wyposażenie restauracji

Zakup sprzętu gastronomicznego, jak piece, chłodziarki czy zmywarki, to jedna z największych inwestycji. Dodatkowo trzeba uwzględnić meble, naczynia oraz elementy dekoracyjne, które wpłyną na atmosferę lokalu. Profesjonalne wyposażenie gastronomii jest niezbędne, aby zapewnić sprawne działanie kuchni i wygodę gości. W małej gastronomii sprzęt kuchenny i meble to razem koszt ok. 40 tys. zł. W biznesach na większą skalę – od 100 tys. do 500 tys. zł.

 

Zaopatrzenie gastronomiczne

Regularne dostawy świeżych składników swoje kosztują. Warto współpracować z lokalnymi dostawcami, aby obniżyć koszty i zwiększyć jakość dań. Pamiętaj, że koszty zaopatrzenia będą różnić się w zależności od profilu restauracji. Pierwsze zaopatrzenie jest nieco droższe. Dostarczanie żywności w małej gastronomii może miesięcznie wynieść od 3 do 10 tys. zł.

 

Wykwalifikowany personel

Zatrudnienie kucharzy, kelnerów i menedżerów wiąże z wynagrodzeniami, składkami ZUS i potencjalnymi szkoleniami. Doświadczony szef kuchni czy profesjonalny kelner to jednak inwestycja, która wpłynie na jakość obsługi i zadowolenie gości. Mały personel wyniesie nas łącznie do 5 do 15 tys. zł.

 

I inne…

Oprócz oczywistych wydatków należy uwzględnić składki ZUS (dla właściciela), podatki, opłaty licencyjne (np. za muzykę) oraz marketing, który przyciągnie pierwszych klientów. To koszty, które łatwo mogą zostać pominięte na etapie planowania.

 

 

Jak otworzyć restaurację bez pieniędzy?

Skoro już znamy koszty – skąd wziąć kapitał? Jak otworzyć restaurację nie mając pieniędzy – i czy w ogóle tak się da? Otóż da się – w branży gastronomicznej istnieją sposoby na start przy ograniczonym budżecie. Kluczem jest maksymalne wykorzystanie dostępnych zasobów i pozyskanie finansowania z alternatywnych źródeł.

 

1. Dotacje i dofinansowania

Na biznes gastronomiczny można uzyskać wsparcie: od urzędu pracy, z programów czy funduszy Unii Europejskiej. Środki te można przeznaczyć na zakup sprzętu, adaptację lokalu czy pierwszą kampanię promocyjną. Przed złożeniem wniosku dokładnie zapoznaj się z wymaganiami i upewnij się, że Twój biznesplan jest pozbawiony luk, przemyślany i kompletny.

 

2. Crowdfunding

Crowdfunding w wolnym tłumaczeniu to „finansowanie społecznościowe” – wiele osób wpłaca małe kwoty na realizację pomysłu. Odbywa się to najczęściej przez internetowe platformy, takie jak Zrzutka. To opcja dla osób z ciekawym pomysłem, a zwłaszcza dobroczynnym (np. uwzględniającym zatrudnienie osób z niepełnosprawnościami). Przedstaw swoją koncepcję i przekonaj ludzi, że warto w nią zainwestować. W zamian możesz zaoferować np. zaproszenie na otwarcie lub imienne podziękowania w lokalu.

 

3. Inwestorzy prywatni

Znalezienie inwestora może pomóc otworzyć własny lokal gastronomiczny. Ważne jest jednak przygotowanie dopracowanego biznesplanu i pokazanie potencjału restauracji. Inwestorzy szukają opłacalnych projektów, więc wykaż, co wyróżni Twój biznes na tle polskiej branży gastronomicznej.

 

4. Minimalizacja kosztów

Współpraca z lokalnymi dostawcami i korzystanie z sezonowych produktów nieco obniży wydatki. Postaw też na darmowe formy promocji, np. atrakcyjną działalność w social mediach. Jeśli masz ograniczone środki, rozważ rozpoczęcie działalności jako food truck – to dużo tańszy biznes gastronomiczny.

Brak dużego budżetu nie musi być przeszkodą. Ważne jest strategiczne podejście i kreatywne wykorzystanie dostępnych możliwości.

 

 

Jak otworzyć restaurację krok po kroku, aby spełnić wszystkie formalności?

Założenie działalności gospodarczej:

• Złóż wniosek CEIDG-1 online lub w dowolnym urzędzie miasta czy gminy. W formularzu podaj nazwę firmy, adres, datę rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz formę opodatkowania (np. podatek liniowy, ryczałt).
• Po złożeniu wniosku otrzymasz numer REGON (do statystyk), NIP (numer podatkowy), a Twoja działalność zostanie zgłoszona do urzędu skarbowego i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).

Zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS):

• W ciągu 7 dni od rejestracji w CEIDG zgłoś się do ZUS:
• Wybierz formularz ZUA, jeśli będziesz opłacać pełne składki (społeczne i zdrowotne).
• Wypełnij ZZA, jeśli pracujesz na etacie i opłacasz tylko składkę zdrowotną.

Regularne opłacanie składek ZUS to obowiązek każdego przedsiębiorcy – uwzględnij te koszty w budżecie.

Rejestracja kasy fiskalnej:

• Jeśli planujesz sprzedaż detaliczną, np. serwowanie posiłków na miejscu, będziesz musiał zarejestrować kasę fiskalną.
• Zgłoś zakup kasy do urzędu skarbowego. Możesz ubiegać się o ulgę na jej zakup – to nawet 90% wartości, do 700 zł.

Zatrudnienie pracowników:

• Każdego nowo zatrudnionego zgłoś do ZUS w ciągu 7 dni od podpisania umowy (formularz ZUA lub ZZA).
• Pamiętaj, że zatrudnienie wiąże się z dodatkowymi kosztami: wynagrodzenia, składki pracownicze oraz ewentualne szkolenia (np. BHP).

Zgłoszenie lokalu do Sanepidu:

• Zanim zaczniesz prowadzenie restauracji, zgłoś lokal do Sanepidu. Wniosek musi zawierać szczegółowe informacje o lokalu (wymiary, rozmieszczenie sprzętu, zaplecze).
• Lokal gastronomiczny musi spełniać określone normy sanitarne, takie jak odpowiednia wentylacja, płytki na podłogach, zaplecze higieniczne oraz miejsce na składowanie odpadów.

Formalności dodatkowe:

• Upewnij się, że lokal spełnia wymogi ochrony przeciwpożarowej – m.in. zainstaluj gaśnice i oznaczenia wyjść ewakuacyjnych.
• Nie zapomnij o otworzeniu konta firmowego i znalezieniu rzetelnego biura rachunkowego.
• Jeśli planujesz serwowanie alkoholu, złóż wniosek o koncesję na jego sprzedaż do urzędu miasta lub gminy.
• Przygotuj dokumentację HACCP (Analiza Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli) – to obowiązek każdego lokalu gastronomicznego.

 

Wybór lokalu gastronomicznego

Koszt otwarcia restauracji częściowo zależy od wyboru lokalu. Nie należy jednak wybierać tylko przez pryzmat „duży lub mały” i „w centrum miasta lub na obrzeżach”. Lokal powinien np. wpisać się w profil restauracji – jeśli chcemy stworzyć sielankowe bądź luksusowe miejsce, szukamy przestrzeni, która nam na to pozwoli. Do tego warto wziąć pod uwagę dostępność czy możliwość parkowania autem. Przy wyborze lokalizacji restauracji skorzystaj z poniższych podpowiedzi:

1. Przyjemna lub nieprzyjemna okolica
2. Sąsiedztwo biur, uczelni, szkół czy atrakcji turystycznych
3. Odległość od konkurencji
4. Bliskość strategicznych miejsc, takich jak parkingi, przystanki komunikacji miejskiej czy centra handlowe
5. Dojazd i możliwość parkowania
6. Widoczność lokalu i oznakowanie
7. Wymogi prawne i sanitarne dla lokali gastronomicznych
8. Potrzeba adaptacji lokalu (remonty, dostosowanie zaplecza)
9. Potencjał marketingowy miejsca – np. ruchliwe ulice lub klimatyczne zaułki
10. Perspektywy rozwoju – czy lokalizacja zyska na wartości w przyszłości?

Dobra lokalizacja nie tylko wpływa na wygodę klientów, ale także buduje pierwsze wrażenie o Twojej restauracji. Nie zapominaj, że nawet najlepsze jedzenie może przegrać z niewygodnym dojazdem, nieatrakcyjną okolicą czy brakiem widoczności. Wybór miejsca to inwestycja, która powinna być przemyślana i strategiczna.

 

Przygotowanie menu restauracji

Jedzenie zaczyna się od oczekiwań, a te rodzą się właśnie podczas przeglądania karty. Menu restauracji to nie tylko lista dań, ale wizytówka, która mówi gościom, czego mogą się spodziewać po Twoim lokalu gastronomicznym. Zadbaj o spójną i atrakcyjną ofertę, dopasowaną do charakteru miejsca i oczekiwań gości.

Możesz pójść w różne strony – postawić na jakość, świeżość, lokalne produkty spożywcze – i zrobić z tego swój wyróżnik. Podchodząc inaczej – można zoptymalizować ceny i serwować prosto, szybko, tanio. Są też lokale, do których chodzi się na degustacje nowych potraw – to coś dla ciekawskich, co trudno znaleźć gdzieś indziej, np. kuchnia egzotyczna lub eksperymentalna. Takie miejsca świetnie promują się w mediach społecznościowych – bo często klienci szukają miejsc, gdzie zjedzą swój ukochany, ale rzadki rarytas, lub poznają nowe smaki. Menu to często fundament pod strategię marketingową – nie zapominajmy o tym!

Kalkulując ceny, pamiętaj, że muszą one odzwierciedlać wartość dań, jednocześnie zapewniając rentowność. Weź pod uwagę koszt produktów spożywczych, pracowników oraz marżę i koszty operacyjne. Wyzwaniem jest zrównoważenie atrakcyjności cen z jakością serwowanych dań.

 

Wyposażenie restauracji

Odpowiednie wyposażenie restauracji wpływa na komfort, wydajność i jakość każdego działania – a wybór wymaga urządzeń przemyślanego podejścia. Najlepiej zaczerpnąć nieco wiedzy o każdej kategorii sprzętu. Wyposażenie lokalu należy też odpowiednio dopasować do dostępnej przestrzeni oraz szacowanego ruchu w lokalu i zapotrzebowania na konkretne funkcje sprzętów. Produkty warto zatem kompletować, wspierając się wiedzą specjalisty ze sklepu, który oferuje kompleksowe wyposażenie kuchni gastronomicznej.

• Meble ze stali nierdzewnej, takie jak stoły, regały czy szafki, to standardowe wyposażenie kuchni. Są trwałe, higieniczne i łatwe w czyszczeniu – właściwie niezastąpione.
• Urządzenia grzewcze, takie jak kuchnie gazowe czy indukcyjne, piece konwekcyjno-parowe i frytownice, stanowią serce każdej kuchni. Warto zainwestować w modele energooszczędne, które obniżą koszty eksploatacji. Na przykład piece konwekcyjno-parowe są wszechstronne i idealnie sprawdzają się w różnorodnych lokalach.
• Chłodziarki i zamrażarki gastronomiczne to również konieczne wyposażenie lokalu. Przy ich wyborze należy zwrócić uwagę na pojemność oraz certyfikaty energooszczędności. Schładzarki i zamrażarki szokowe są szczególnie przydatne w lokalach, które chcą przechowywać przygotowane wcześniej dania bez utraty ich jakości.
• Dobrej jakości zmywarki gastronomiczne pozwolą natomiast dużo łatwiej utrzymać higienę kuchni. Modele podblatowe sprawdzą się w mniejszych lokalach, natomiast zmywarki kapturowe i tunelowe są dedykowane restauracjom obsługującym większą liczbę gości. Warto wybierać urządzenia oszczędzające wodę i energię, co w dłuższej perspektywie znacząco zmniejszy koszty.
• Wyposażenie baru, np. kostkarki do lodu czy blendery barmańskie, służą głównie w lokalach oferujących napoje i koktajle. W nastawionych na drinki punktach to niezbędne wyposażenie kuchni – te kostkarki powinny być szczególnie wydajne, by zapewnić ciągłość pracy w godzinach szczytu. Natomiast blendery warto wybierać z dużą regulacją prędkości, aby móc dopasować ją do różnorodnych drinków i deserów.

Warto kupować sprzęt od dostawców oferujących kompleksową ofertę, którzy zapewniają doradztwo techniczne oraz serwis gwarancyjny. Dobrze dobrane wyposażenie powinno być oczywiście zgodne z wymogami sanitarnymi i ergonomicznymi. Pamiętaj też, że inwestując w jakość, unikasz awarii, zwiększasz wydajność i budujesz solidne podstawy sukcesu Twojej restauracji.

 

 

Oprogramowanie dla restauracji (PoS)

Nie zapomnij o Systemie PoS (Point of Sale). To oprogramowanie, które wspiera prowadzenie działalności gospodarczej w gastronomii. Szczególnie (choć nie tylko) jeśli planujesz otworzyć restaurację na szerszą skalę, z licznym personelem. W ten sposób ułatwisz sobie zarządzanie zamówieniami i księgowością czy monitorowanie stanów magazynowych. PoS automatyzuje wiele ważnych procesów, wspiera w szybkiej obsłudze klientów i integruje się z systemami płatności. A to oznacza więcej czasu na rozwijanie i prowadzenie działalności gospodarczej.

 

Zatrudnij wykwalifikowany personel

Z początku trudno znaleźć kogoś, komu można powierzyć własną restaurację – ale warto szukać pracowników, którym możemy zaufać. Takich, z którymi wspólnie zapracujecie na sukces restauracji. Zatrudnienie pracowników w branży gastronomicznej powinno opierać się na odnalezieniu wspólnego języka, łatwości w komunikacji – bo ta jest w tym biznesie najważniejsza. Jeśli masz na to budżet – zatrudnij wykwalifikowany personel. Jeśli nie – daj szansę nowicjuszom, którzy wykazali się otwartością, zaangażowaniem, skrupulatnością i komunikatywnością. Jeśli chcesz zadbać o morale i sprawić, że Twoi pracownicy będą traktowali ten biznes jak własną restaurację – nie zapomnij o docenianiu ciężkiej pracy, jasnym systemie nagród i przejrzystości.

 

Marketing, czyli jak przyciągać klientów

Jak otworzyć restaurację to jedno, ale jak zainteresować potencjalnych klientów i wyróżnić się na tle konkurencji? A co najważniejsze – utrzymać zainteresowanie? Biznes gastronomiczny nie należy do najłatwiejszych, dlatego warto inwestować i planować działania marketingowe.

Co ważne – zanim zaczniemy cokolwiek planować, należy określić grupę docelową – scharakteryzować grupę osób, która będzie najbardziej zainteresowana restauracją o takim rodzaju, jak nasza. Warto stworzyć personę – zestaw bardzo konkretnych cech przykładowego klienta – to pomoże się z nim utożsamić i lepiej go zrozumieć. A to krok bliżej ku zrozumieniu preferencji, podejścia i oczekiwań klientów.

Aby zainteresować potencjalnych klientów, potrzebny jest tzw. punkt styku – spotkanie marki z konsumentem, np. poprzez reklamę w internecie, wypozycjonowaną stronę internetową, udział w lokalnych eventach, plakat, ulotkę, billboard… Którą formę wybrać? Tutaj znów wracamy do persony – tę formę, z którą najczęściej spotka się nasz archetyp klienta.

Jeśli chcemy przyciągać klientów, musimy się zaprezentować i wyróżnić. To czas na określenie UVP – unikalnej propozycji wartości Twojej firmy. Znajdź cechę, która ma przekonać do zjedzenia właśnie u Ciebie, a nie u konkurenta – i promuj ją.

Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem – klient pojawi się w lokalu lub coś zamówi. Nie zapominajmy jednak o jego utrzymaniu. Po pierwsze, musi być zadowolony z wizyty – a to kwestia prezentacji, smaku, ceny, atmosfery, obsługi itd. – wszystkiego, o co musi dbać każdy biznes gastronomiczny. Po drugie, czasem musi mieć impuls do powrotu. Najczęściej zachęci go ponowna reklama, np. ze zniżką, nowym daniem sezonowym lub limitowanym, wydarzeniem czy konkursem. Nie zapominajmy również, że stali bywalcy zapewniają stabilny zysk i świetnie przyciągają potencjalnych klientów – a więc dbaj o nich!

 

FAQ

1. Jak otworzyć firmę gastronomiczną?

Działalność gospodarczą możesz zarejestrować online lub w dowolnym urzędzie miasta czy gminy, wypełniając formularz CEIDG-1. Otwarcie firmy wyznacza czas 7 dni na zgłoszenie się do ZUS w sprawie składek.

 

2. Czy mogę uzyskać dofinansowanie na otwarcie restauracji?

Tak, możesz ubiegać się o wsparcie finansowe. Sprawdź, czy możesz je otrzymać np. z urzędu pracy, programów unijnych lub lokalnych funduszy wspierających przedsiębiorców. Pamiętaj, że dobrze przygotowany biznesplan zwiększa Twoje szanse na uzyskanie środków.

 

3. Jak wybrać odpowiednie wyposażenie restauracji?

Podstawowe wyposażenie lokalu obejmuje urządzenia grzewcze, chłodziarki, zmywarki gastronomiczne oraz meble ze stali nierdzewnej. Wybór powinien być dostosowany do rodzaju restauracji i szacowanego ruchu. Warto wybierać sklepy z kompleksową ofertą wyposażenia gastronomicznego. Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się ze sklepem.

 

4. Jak wyróżnić swoją restaurację na tle konkurencji?

Skup się na unikalnym profilu restauracji. Możesz wykorzystać specjalne menu, wyjątkową atmosferę lub nietypową lokalizację. Pamiętaj o aktywnym marketingu – może to być działalność online (social media, strona internetowa), jak i offline (ulotki, lokalne eventy).

 

Źródła